Por quanto tempo devo guardar documento – Prazo validade

Saiba por quanto tempo você deve guardar um documento, prazo de validade dos documentos e observações de cada registro oficial. Guarde o Prazo de validade de um documento e por quanto tempo você deve guardar, obrigado por lei.

Muitas pessoas não sabem, mas diversos documentos que nós produzimos ou recebemos pelo governo devem ser guardados para caso de fisco ou problemas legais. E existe um tempo pré determinado pelas leis que indica por quanto tempo um documento é valido ou tem que ficar guardado para qualquer problema ou fiscalização.

A grande maioria das pessoas faz um arquivo morto, com documentos não mais úteis, mas que devem ser guardados, arquivando-os por ano. Enquanto em outra pasta guardam-se os documentos definitivos. Abaixo uma grande tabela que eu recebi por email listando todos os documentos, por quanto tempo você deve guardar e o prazo de validade deles.

Por quanto tempo devo guardar documento – Prazo validade

1. Tabela de Guarda de Documentos de Pessoa Física – VIDA FINANCEIRA
1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física(IRPF) e seu respectivo DARF5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuadoOs comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano(IPTU) e seu respectivo DARM5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado10 anosOs comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos
1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores(IPVA)5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuadoOs comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
1.2.1 Comprovante de pagamento de conta deágua, luz, telefone(inclusive o celular)90 dias5 anosPor sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático
1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel3 anosVer Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
1.3.2 Recibo de pagamento decondomínio5 anosVer Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvelAté que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
1.4.2 Nota fiscal decompra de bem durável
Prazo de garantia
Vida útil do produtoAinda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
1.4.3 Nota fiscal deprodutos e serviços não-duráveis30 diasOs alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
1.5.1 Comprovante de depósito bancárioNão especificadoDeve-se guardar até comprovação do crédito em conta
1.5.2 Extrato bancário5 anosPara comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
1.5.3 Fatura de cartão de crédito3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados.5 anos, com relação a eventuais cobrançasPara faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcioAté a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária
1.6.2 Comprovante de pagamento demensalidades escolares5 anosGuardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diplomaObedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico5 anosObedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração
1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura5 anosObedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I Vejaisso
1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato.Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
1.6.6 Comprovante dehospedagem1 anoCobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
2. VIDA TRABALHISTA
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS)Permanente
2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social(CTPS)Permanente
2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS)2 mesesO trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site <www.caixa.gov.br>
2.4 Holerite/recibo de pagamento de salárioAposentadoriaGuardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição
2.5 Guia de recolhimento previdenciário comoautônomoAposentadoriaGuardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição
2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho(TRCT)AposentadoriaGuardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição
3. PATRIMÔNIO
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
3.1 Escritura de imóvelPermanenteComprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário
3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual(CRLV)1 anoDocumento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.)1 ano, após o final da vigênciaO prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
4. CIDADANIA
DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
PermanenteSe o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação
4.2Comprovante de votaçãoManter os comprovantesdos dois últimos sufrágios(inclusive dos turnos, se houver)Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site <www.tre-sp.gov.br>
4.3 Certidão de nascimentoPermanentePossui validade até a certidão de casamento
4.4 Certidão de casamentoPermanentePossui validade até a certidão de óbito
4.5 Certidão de óbitoPermanente

Competência
Federal

I – Trabalhista e Previdenciário

Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação
de horas
5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação
de horas
5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Atestado de Saúde
Ocupacional
Tempo de validade
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados36 mesesPrimeiro dia do exercício
seguinte
Carta com Pedido de Demissão5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
CAT – Comunicação
de Acidente do Trabalho
10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – livros de atas
Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – processo eleitoral
5 anosPróximo processo eleitoral
COFINS – Contribuição
Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)
5 anosData do recolhimento
Comprovante de entrega
da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional
10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Comprovante de pagamento
de benefícios
reembolsados pelo INSS
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comunicação do Aviso Prévio5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Contrato de trabalhoIndeterminado
DARF´s – PIS (Programa de Integração
Social)
10 anosData do recolhimento
Depósitos do FGTS30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Documentos das entidades
isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício
etc.)

Livro Diário

10 anos

permanente

Primeiro
dia do exercício
seguinte
Ficha de Acidente do Trabalho
e Formulário Resumo Estatístico Anual
03 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social10 anosData do recolhimento
Folha de pagamento10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
GFIP – Guia de Recolhimento
do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência
Social
30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado Vejaisso
GPS (Guia da Previdência
Social) – original
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRCS – Guia de Recolhimento
da Contribuição Sindical
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRE– Guia de Recolhimento do FGTS30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
GRFP – Guia de Recolhimento
Rescisório do FGTS e Informações à Previdência
Social
30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Histórico clínico20 anosData da extinção
do contrato de trabalho
Informações
prestadas ao INSS
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias

  1. Livro Diário
  2. Livro Razão
permanente

10 anos

Primeiro
dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livro “Registro de Segurança”Existência do equipamento
Livro de Inspeção
do Trabalho
Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de EmpregadosIndeterminado
Livros, cartão ou
fichas de ponto
5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Mapa de avaliação
dos acidentes do trabalho (SESMT)
5 anosData do comprovante de entrega
PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público10 anosData do recolhimento
RAIS – Relação Anual de Informações
Sociais
10 anosData da entrega
RE – Relação
de Empregados do FGTS
30 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Recibo de entrega do formulário Declaração de InstalaçãoIndeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho
Recibos de pagamentos de
férias
10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos de
salários
10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Recibos de pagamentos do
13º salário
10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Recolhimentos previdenciários
do contribuinte individual
Indeterminado
Registros PPRA (Programa
de Prevenção
de Riscos Ambientais)
20 anosPlanejamento anual seguinte
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Salário-família – documentos relacionados ao benefício10 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
SEFIP – Sistema Empresa
de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social
30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa5 anosData da extinção
do contrato de trabalho
Termo de Rescisão
do Contrato de Trabalho
5 anosRetroativo à data da extinção
do contrato de trabalho


Competência Federal


II – Comercial e Fiscal


Documento


Tempo de guarda


Início da contagem

Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas,
escriturar livros ou elaborar documentos)
5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Auditores independentes
(documentos, relatórios,
pareceres etc)
5 anosData da emissão de seu
parecer
Compensação
mercantil
20 anos
Comprovantes da Escrituração
(Notas Ficais e recibos)
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Comprovantes de deduções
do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais
etc.)
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Contrato de Seguros – informação
de valores
20 anosTérmino da vigência
Contratos de seguros de bens – documentos originais5 anosTérmino da vigência
ou prazo prescricional, o que for maior
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais20 anosTérmino da vigência
Contratos Previdenciários
Privados
20 anosTérmino da vigência
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção
de Rendimentos
5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
DIRF – Declaração
de imposto de Renda Retido na Fonte
5 anosData da entrega à SRF
Extinção das debêntures5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Imposto de Renda – documentos
relativos à declaração
(geral)
5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Imposto sobre Produtos
Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração
5 anosOcorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livros obrigatórios de escrituração
fiscal e comercial

  1. Livro Diário
  2. Livro Razão
5 anos

permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito
anteriormente efetuado
Novação mercantil20 anos
Pagamentos mercantis20 anos
S/A – Títulos ou
contratos de investimento coletivo
8 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Títulos de capitalização
– documentos originais
20 anosTérmino da vigência
ou do resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informação
de valores
20 anosTérmino da vigência


Competência Estadual

III – Fiscal

Documento Tempo de guardaInício da Contagem
Bilhete de Passagem Aquaviário

Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem

Bilhete
de Passagem Ferroviário

Bilhete de Passagem
Rodoviário

Conhecimento aéreo

Conhecimento
de Transporte Aquático
de Cargas

Conhecimento de Transporte Ferroviário
de Cargas

Conhecimento de Transporte Rodoviário
de Cargas

Cupom Fiscal emitido por ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota
Fiscal de Serviço de Comunicação

Nota
Fiscal de Serviço de Telecomunicações

Nota
Fiscal de Serviço de Transporte

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

Nota
Fiscal/Conta de energia elétrica

Ordem de Coleta de Cargas

Resumo
de Movimento Diário

5 anosPrimeiro
dia do exercício seguinte
Carnê de recolhimento
– ME e EPP anterior regime de estimativa
5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Documentos fiscais e formulários não
emitidos – Desenquad. ME/ EPP
5 anosPrimeiro dia do exercício
seguinte
Livro de Registro de Entradas

Livro
de Registro de Saídas

Livro de Registro de
Controle da Produção
e do Estoque

Livro de Registro do Selo Especial de Controle

Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais

Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro
de Registro de Inventário

Livro de Registro
de Apuração
do IPI

Livro de Registro de Apuração
do ICMS

Livro de Movimento de Combustíveis,

5 anosPrimeiro
dia do exercício seguinte


Competência Municipal


IV – Fiscal


Documento

Tempo de guarda
Início da contagem

Documentos em geral

  1. Nota Fiscal de Serviço
  2. Nota Fiscal –Fatura de Serviço
5 anosPrimeiro
dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Notas
Fiscais de Serviços
Prestados

Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas
de Serviços Prestados a Terceiros

Livro de Registro
de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

Livro
de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro
de Registro de Impressão de Documentos
Fiscais

5 anosPrimeiro
dia do exercício seguinte Vejaisso


13 comentários

  1. Qual o tempo de uso de uma requisição médica (solicitação de exame)

    Adrielle /
  2. Guarda de documentos

    Silvana /
  3. preciso saber data certa de armazenamento de processos de compra de materiais de consumo da prefeitura

    jose augusto /
  4. Por quanto tempo o banco ou instituição financeira deve guardar as cópias dos extratos (faturas) do meu cartão de crédito ?
    E se eu já não possuo esse cartão, o prazo é o mesmo ?
    Eles são obrigados a me fornecer uma cópia quando solicito ?

    Paulo Rebello /
    • Por pelo menos 5 anos.
      Tem que guardar mesmo assim.
      Sim são obrigados a fornecer cópia.

      Felipe Veiga /
  5. Como Cartorário , qual o prazo que devo arquivar documentos que deram origem a registro imobiliario? Por exemplo: Mandado de Transcrição judicial.

    OSWALDO /
  6. Por quanto tempo devo guardar relatório de análise de água (bebedouros)?

    Dayane /
  7. Gostaria de saber por quanto tempo devo guardar contrato de prestação de serviços, sendo que não tenho mais vinculos com a mesma?

    Camila Reis /
  8. por quanto tempo e quardado a certidao de nascimento 2 via ?

    tayza /
  9. há uns 10 anos, abri uma firma, mas depois fechei a firma. quantos anos eu terei de guardar todos os documentos referentes a firma. grata elaine

    elaine /
  10. por quanto tempo tempo devem ficar arquivados os documentos de uma prefeitura municipal?

    elaine /

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